„Wir erhalten immer noch viele Bestellungen per E-Mail. Kann man das nicht automatisieren?“
Kann man. Seit April 2026 liest der Bestell-Helfer „Luigi“ weitergeleitete Bestell-Mails, ordnet die Positionen den richtigen Artikeln zu und legt die Verkaufsaufträge selbst in Business Central an. Das spart täglich Zeit und Nerven.
Die Mail landet in Luigis Postfach
Bestellungen werden an ein Postfach weitergeleitet, auf das Luigi Zugriff hat. Luigi holt sie dort ab, inklusive aller Anhänge, und legt für jede einen Vorgang an.
Der Absender wird zum Debitor
Zuerst die Frage, wer da bestellt. Luigi prüft Absenderadresse, Domain und Signatur gegen den Debitorenstamm — und findet den Kunden auch dann, wenn die Bestellung aus einem Sammelpostfach kommt oder der Name in der Mail anders geschrieben steht als im System.
Aus Kauderwelsch werden Positionen
Jetzt wird gelesen: Text und Anhang, Zeile für Zeile. Was ein Mensch nebenbei versteht, muss das System sauber auflösen — Schreibweisen, Einheiten, Elektronik-Kürzel, fremde Nummern. Fünf Beispiele aus dem Alltag:
Sieben Stufen — und die KI kommt zuletzt
Jede Position durchläuft dieselbe Leiter, von oben nach unten. Die ersten Stufen sind voll deterministisch: Sie vergleichen gegen Artikelstamm, Kundenreferenzen und GTIN. Erst wenn keine dieser Regeln greift, wird ein Sprachmodell hinzugezogen — und auch dann zählt am Ende nur, wie sicher das Ergebnis ist.
| Erkannt in der Mail | Artikel | Konfidenz |
|---|---|---|
| „20 × MCap Supreme 3,3 uF“ | ECAP.SUP-3,3 | 100 % · exakt |
| „12 St. Luftspule Backlack 1,0 mH“ | A100-1,0 | 100 % · Cross-Ref |
| „4 × MResist 20 W / 8,2 Ohm“ | MR20-8,2 | 98 % · Historie |
Der Auftrag steht in Business Central
Luigi legt den Verkaufsauftrag an — mit Debitor, Positionen, Mengen, Gebinden und vielen weiteren Informationen. Die Originalmail hängt als Beleg daran, damit jederzeit nachvollziehbar bleibt, woher jede Zeile stammt.
| Art.-Nr. | Beschreibung | Menge |
|---|---|---|
| ECAP.SUP-3,3 | MCap Supreme 3,3 µF | 20 |
| A100-1,0 | Luftspule Backlack 1,0 mH | 12 |
| MR20-8,2 | MResist Supreme 20 W, 8,2 Ω | 4 |
Und wenn sich Luigi unsicher ist?
Dann legt er nichts an. Bleibt auch nur eine Position unter der Schwelle, wandert der ganze Vorgang ins Cockpit: Mail links, erkannte Positionen rechts, Vorschläge daneben. Ab hier übernimmt das Sales-Team für die letzten Meter.
Von der Frage zum Regelbetrieb: unter drei Wochen
Vom Kick-off bis zum produktiven Prototyp vergingen keine drei Wochen.
Möglich macht das unser Workflow. Statt Pflichtenheft gab es echte Bestell-Mails als Testfälle, statt Statusfolien kurze Abnahmen am lebenden System.
Seit April 2026 läuft Luigi im Dauerbetrieb und arbeitet täglich zahlreiche Bestellpositionen ab — 98 Prozent davon ordnet er ohne menschliches Zutun dem richtigen Artikel zu, Tendenz steigend. Vom Postfach bis zum fertigen Auftrag benötigt Luigi in der Regel nur ungefähr 14 Sekunden.
Eigene Infrastruktur, offene Standards
Drei Container auf unternehmensinterner Infrastruktur — die Bestelldaten bleiben im Haus. Angebunden über Microsoft Graph ans Postfach und per OData an Business Central. KI kommt nur dort zum Einsatz, wo sie gebraucht wird — mit Kostenkontrolle bis auf den einzelnen Vorgang.